Party de Noël: tout est sous contrôle?

Voici un extrait du texte 30 étapes pour réaliser votre réunion des Fêtes, rédigé par Lyne Branchaud, rédactrice du blogue Guide Événement,  formatrice en organisation d’événements et auteure du livre L’organisation d’un événement, aux Presses de l’Université du Québec.

1. Confirmer le nombre final de par­ticipants (pour les repas, les activités, l’hébergement, etc.) aux personnes responsables. Si nécessaire, assigner les places et créer un plan de salle.
2. Établir une liste de tout le matériel à apporter, incluant les supports (chevalets ou autre).
3. Planifier le transport du matériel à la salle (il peut être nécessaire de louer un camion). Faites livrer le tout la veille si possible et effectuer un suivi afin de vous assurer que tout est bien arrivé au bon endroit.
4. Confirmer une dernière fois tous les détails avec chacun des fournisseurs et des intervenants. Ceci vous évitera de mauvaises surprises à la dernière minute !
5. Émettre les chèques qui doivent être remis sur place à certains fournisseurs et préparer le matériel à apporter. Assurez-vous de bien identifier vos boîtes avec le nom et les coordonnées de votre entreprise ainsi que le nom de l’établisse­ment et de la salle où a lieu votre événe­ment. De cette façon, on pourra communi­quer avec vous si vos boîtes sont égarées.
6. Se rendre à la salle avec votre équipe d’opérations au moins trois à qua­tre heures avant l’arrivée des invités pour tout préparer – accueil, cadeaux, affichage, centres de table, décor, etc.
7. Déployer votre plan d’action afin que votre réunion des fêtes devienne un événement inoubliable (et anticiper le scé­nario d’une demi-heure pour vous assurer que tout est en place).
8. Instaurer des méthodes de con­trôle pour la consommation d’alcool et prévoir des coupons de taxi dans votre budget au cas où certains invités devraient se prévaloir de ce service à la fin de la soirée.
9. Profiter de cette belle soirée!